Fyra problem med EA-verktyg

Peter Tallungs & Håkan Edvinsson tisdag 14 maj 13


EA Specialiserade verktyg låter som en bra idé, men vi vill visa på grundläggande problem med en verktygsdriven EA-ansats, som gör att det kan bli en fälla för arkitektteamet. Om man inte ser upp leder arbetet in i en återvändsgränd från vilken det inte finns någon meningsfull fortsättning.

Vad är EA-verktyg? Det är verktyg av olika fabrikat som är tänkta att ge stöd för att fånga kunskap i en organisation, för att sedan analysera och optimera verksamheten. Den kunskap man antas kunna fånga kan omfatta allt det som kan ingå i arkitekturområdet, som strategier, organisationsstrukturer, processer, information, informationsflöden, it-system och teknisk infrastruktur. Verktygen ger stöd för att rita modelldiagram samt möjlighet att katalogisera alla företeelser som modelleras inklusive deras egenskaper och samband.

Tanken är att ett verktyg av detta slag ska hjälpa att administrera det som arkitektteamet producerar för att bringa ordning i arkitekturbiblioteket.

Vi vill väcka dialog

Det här känns som en existentiell fråga, genom att den går till botten med vad vi egentligen håller på med. Ändå kan vi inte någonstans i arkitekt-communityn hitta en dialog om problem med verktyg av detta slag. Det känns därför angeläget att väcka en dialog.

Verktygsleverantörer är ivriga att blåsa under övertron på verktyg. Tron att det finns en teknisk lösning på en uppgift som egentligen handlar om förtroende mellan individer, kunskap och förståelse, facilitering och pedagogik, verbal och visuell uttrycksförmåga, ledarskap och omdöme, samt erfarenhet, massor av erfarenhet.

Det är sådant som brukar klumpas ihop i ”mjuka faktorer”. Som sägs vara viktiga, bara för att i nästa stund förbigås. Vi behöver sluta att prata om ”mjuka faktorer” som något vid sidan av som vi behöver hantera som problem, något som stör det rationella arbetet.

Det handlar om vad vi vill se som förgrund och vad som är bakgrund i hela tavlan. För oss är kunskapsskapandet i organisationen förgrunden i arbetet som arkitekt. Verktyg är hjälpmedel, och ska bedömas enbart efter hur väl de stödjer det gemensamma skapandet av kunskap - i just det sammanhanget, i den organisationen.

Vi vill som sagt se att målet och meningen med arkitektarbetet är att skapa en gemensam förståelse mellan intressenter, ett gemensamt språk för dialogen. Frågan blir då om det underlättas eller hindras av EA-verktygen.

Fyra problem

Vi tror att arkitektarbetet hindras i sitt mål, och det allvarligt. Vi ska genast förklara.

  1. Verktygen låser in modellerna
    Modellerna som skapas i verktygen blir svårtillgängliga. De kan visserligen publiceras på ett eller annat sätt, men bara för att andra ska ta passiv del av redan färdiga modeller. Det är bara det fåtal som har tillgång till samma EA-verktyg som kan interagera med modellerna. Det blir då några få som jobbar med modellerna och andra blir endast konsumenter. En låg delaktighet är ett allvarligt hinder för det vi vill nå. Vi vill att själva modelleringen blir en angelägenhet för fler, och att gränsen mellan att använda modeller och påverka modellernas kontinuerliga utveckling blir mer flytande.
  2. Verktygen hindrar att vi utvecklar sättet hur vi gestaltar modeller
    Vi anser att vi – som yrkesgrupp, som arkitektteam och som individer - behöver utveckla modelleringskonsten, för att dra nytta av den fulla kraften i modellering. Hur vi ritar, hur vi kombinerar text och grafik, hur vi kommunicerar med modeller.

    Vi har sett hur man med modeller som plattform - riktigt uttrycksfulla och kommunikativa modeller - kan få team och hela organisationer att bygga kunskap tillsammans. Modelldriven utveckling är kärnan i arkitekthantverket. Men det kräver att vi har tillgång till de kraftfulla uttrycksmedel som ryms i att arbeta med grafik, samt hur text och grafik samverkar i en synergi.

    De specialiserade verktygen hindrar oss där. Hela idén med specialiserade verktyg är att alla ska göra på samma sätt. Den idén krockar med att vi behöver en kreativ mångfald för att utveckla modelleringskonsten i vår community. Idén krockar också med att vi behöver anpassa uttrycksformen så den tjänar den specifika uppgiften och sammanhanget. Dessutom finns det begränsningar i vad och hur man kan rita på grund av mer tekniska begränsningar. Det ger en enfaldighet som hindrar utvecklingen av vårt område, just i hantverkets kärna, där vi behöver utvecklas som mest.

    Problemet med arkitektarbetet idag är inte brist på enhetlighet och standard. Standardisering är inte lämpligt förrän vi nått en viss mognad, när vi har förstått vad vi håller på med och börjar bli riktigt bra. Och bara i så fall i vissa aspekter. Och dit har vi långt kvar. I den fas vi befinner oss är vi tvärtom betjänta av en mångfald av experimenterande och rik dialog. Då kan vi på allvar få igång utvecklingen av vårt område.

    En utväg som en del tar till, för att gå runt verktygens begränsningar, är att göra standardiserade modeller i verktygen och samtidigt mer kommunikativa modeller vid sidan av. Men det är en dålig work-around genom att den är grundad i synen att modellen är en sak och kommunikationen av modellen en annan. Vi vill i stället hävda att kommunikation och analys är två sidor av samma mynt.

    Modellen är ett språk och ett språk är lika mycket ett tankeverktyg som ett kommunikationsverktyg. Att ha två varianter på samma modell ger friktion som hindrar att modeller blir gemensamma dynamiska tankeverktyg. Som hindrar att de blir till det gemensamma språket och den gemensamma plattformen för skapande av kunskap.
  3. Verktygen fokuserar på administration inte kommunikation, lärande och kunskapsskapande
    Argumentet för verktyg är alltid ett och samma: att det underlättar administration. Där har vi sett arkitektteam som har utmärkt ordning på sina modeller men som inte når ut till dem som behöver modellerna. Modellerna är inte skapade i samklang med verksamheten och är inte bärare av en gemensam förståelse. Ett sådant arkitektarbete hindrar utvecklingen av kunskapen i organisationen och är därmed värre än inget arkitektarbete alls. Vad tjänar ordning om det är på bekostnad av nyttan av arbetet? Allmänt sett överskattar vi nog behovet av ordning och synkning av varje detalj och underskattar kraftigt behovet att involvera och nå ut till människor.
  4. Verktygen riktar fokus på verktygen, i stället för resultatet
    Verktygen kräver mycket av användaren samtidigt som de över huvud taget inte underlättar kommunikation, samarbete och visualisering i team och i workshops. Det är kanske en del av förklaringen till att det verkar finnas ett starkt samband mellan verktygsanvändning och arkitektarbete som endast handlar om att producera modeller, utan tanke på nytta.

Varför blir det en återvändsgränd?

En del kanske vill tona ner varningslampan, och säga att det kan väl inte vara så förfärligt. Är det inte en bra början att först samla in och sammanställa all kunskap i ett repository? Sedan kan man utifrån den samlade kunskapen börja jobba med att tillgängliggöra och använda den kunskapen. Måste man ändå inte börja någonstans?

Problemet med den synen är att den bygger på synen att kunskapen finns där ute, och bara ska samlas in och sammanställas. Men det är en felsyn, grundad i en äldre syn på kunskap som något som finns och bara behöver struktureras och tillgängliggöras. Idag förstår vi bättre att kunskap är något vi måste skapa tillsammans, och det är en aktiv process bland människor. Och att den processen behöver grundas i en kultur och ett förtroende.

En kultur man måste odla fram. Att börja med att ensidigt samla in och sammanställa för att sedan börja bygga den kulturen är som att spänna vagnen framför hästen.

Dömt att inte komma någonstans. Det är något vi sett gång på gång. Det går inte att involvera människor först i efterhand. Om du inte gör det från början förbrukar du ditt förtroende redan från start. Dessutom är det inte troligt att vi verkligen har fångat verksamheten i dess viktiga aspekter utan att på allvar involvera människorna i en rik och kontinuerlig dialog. 

Vi måste alltid börja med att bygga ett samarbete, ett förtroende och en dialog. Naturligtvis uppstår det då kunskap som vi måste ta hand om, modellera och katalogisera. Men det är ytterligt viktigt att vi ser dialogen som både det primära och det centrala och att modeller och annat finns till och är utformade för att stödja dialogen.

Modellerna blir den hypotes vi ska verifiera och/eller falsifiera i den fortsatta dialogen. Och inte tvärtom; att dialogen är till för att man ska kunna fylla sitt repository. Skillnaden kan verka liten men den är fundamental för ett fungerande arkitektarbete.

Går det att använda EA-verktyg på ett bra sätt?

Frågan är om det går att använda specialiserade EA-verktyg på ett bra sätt. Kanske är det möjligt. Det finns de som säger det. Men då verkar det handla om en enklare variant av verktyg eller enklare funktion hos ett verktyg. Samt endast i begränsad skala och kompletterat med andra sätt att representera det man fångat. Man är då inte slav under verktyget, utan har ett fokus att använda det som ett hjälpmedel på det sätt man behöver.

Och frågan kvarstår om det teamet inte ändå skulle nå större effekt av sitt arbete om de frigjorde sig ytterligare från den mall som verktyget tvingar in oss i.

Någon av läsarna kanske kan belysa frågan. På vilket sätt har EA-verktyget som du använder underlättat den gemensamma förståelsen? På vilket sätt har verktyget bringat samman människor i verksamheten? Även leverantörer av verktyg är välkomna för att upplysa oss. Evidens är bättre än spekulation. Om vi får se övertygande exempel vill vi gärna berätta om det. Även om det betyder att vi får ändra uppfattning – ja i synnerhet om vi får ändra uppfattning.

Kan vi arbeta utan EA-verktyg?

Motsatt fråga är om man kan bygga en verksamhetsarkitektur utan specialverktyg, endast med enkla och allmänt tillgängliga medel. Med enkla ritverktyg (som Microsoft Visio) för att rita, skrivverktyg (som Microsoft Word) för att integrera text och bild. Storformatskrivare för att skriva ut modeller i pappersform. Katalogstruktur eller projektverktyg för att hantera och publicera det som produceras. Wiki och blogg för att föra en dialog och kanbantavla för att driva arbetet.

Ja, säger vi. För vi har gjort så, i många organisationer och i olika sammanhang. Det man upptäcker då är att verktygen inte blir i vägen. Fokus blir på vad man vill uppnå i organisationen, dem man vill nå och hur. Det blir omöjligt, ens för en minut, att fastna i att bara exekvera ett verktyg. De enkla verktygen vi då använder låter sig villigt formas och kombineras för det aktuella ändamålet och sammanhanget.

Vi får då ett experimenterande, en rik och öppen utveckling av hur vi kan rita. Vilka typer av diagram vi kan använda. Vilken syntax och hur vi kan utforma linjer, ytor, disposition, typsnitt, gråskalor och färger. Samt hur vi kan integrera text och bild för att kommunicera. På så sätt utvecklar vi oss som arkitekter.

Bra verktyg är verktyg som inte syns och märks, som blir en förlängning av hjärnan och kroppen. Bra verktyg är verktyg som är mångsidiga och låter sig anpassas till situationen, och som villigt och smidigt tjänar arkitektens syfte.

Vi tycker att vi på detta sätt nått längre än arkitektteam vanligen når i en organisation. Vi har skapat en levande dialog mellan verksamhets- och it-folk, och ett arbetssätt för att kontinuerligt samlas runt frågor.

Vi har modeller som kombinerar uttrycksformer, bär den gemensamma kunskapen i allt från översikt till minsta detalj. Modellerna blir då gemensamma tillgångar, tillgängliga för alla som behöver, vill och kan delta. Det är då det plötsligt händer, att arbetet lyfter och det blir flow. När hela organisationen börjar andas samma puls. När vi känner att vi lär oss tillsammans, och det inte finns några gränser för vad vi kan göra.

Kontroversiell fråga

Vi tror att frågan är känslig, för det finns individer, arkitektteam, konsultbolag och inte minst verktygsleverantörer som investerat i komplicerade EA-verktyg. De vill definiera arkitektarbete som att samla in och sammanställa all kunskap i ett repository. De har ett budskap att seriöst arkitektarbete kräver ett professionellt verktygsstöd.

Det finns naturligtvis stora vinstintressen hos konsultbolag i att göra arkitektarbete till en enkel och paketerbar tjänst. Många arkitekter håller med. Arbetet känns bekvämare och mindre riskfyllt när man kan luta sig mot en auktoritet.

En del känner att något inte stämmer, att man aldrig når ut till dem som behöver ens arbete. Att verksamhets- och it-utvecklare undviker en. Man kan inte hjälpa dem med det de behöver. Man blir rundningsmärken i racet för att leverera, i stället för stöd. Man kanske har en dröm om att jobba annorlunda, men det blir som kejsarens nya kläder.

Det krävs mod och övertygelse att välja en friare väg. Desto viktigare blir det att vi lyfter frågan till en öppen dialog.

Den som skriver en kommentar i anslutning till artiklar på trendspaning.se är själv ansvarig för innehållet. Kommentarerna omfattas inte av yttrandefrihetsgrundlagen inom utgivningsbeviset för trendspaning.se.

Redaktionen förbehåller sig rätten att ta bort kommentarer som är olämpliga i enlighet med lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor.

Annons från dfkompetens.se
Visualisera verksamhetens förmågor
Synliggör värdeflödet
Läs mer på dfkompetens.se
Läs mer
Annons från dfkompetens.se
IT-arkitektur – en introduktion
Läs mer på dfkompetens.se
Läs mer